Proceso de destrucción documental confidencial
El proceso para la destrucción de documentos confidenciales o sensibles garantizará la confidencialidad de la información de los soportes, destruyéndolos de forma inmediata, evitando cualquier tipo de manipulación de los mismos y pasando directamente su residuo a la industria papelera para su valoración-eliminación.
El proceso de tratamiento y destrucción documental de papel a través del triturado debe adaptarse a la normativa Din 32757 para garantizar la protección de datos. Esta destrucción confidencial ofrece las siguientes garantías de seguridad:
- Evitan que los documentos entren en procesos de manipulación posterior.
- Elude la posibilidad de pérdida de los documentos.
- Impide el conocimiento por terceros de la información que contienen.
- Anula cualquier tipo de clasificación de dichos documentos como papel para su venta, aún realizando procedimientos de compactación de los mismos.
- Mantiene el trámite de reciclaje de los soportes de documentación ya triturados.
¿Cómo funciona la destrucción de documentación confidencial?
El proceso de destrucción de documentos confidenciales requiere de unos procedimientos basados en una correcta supervisión y ejecución. El cliente solicitará la recogida de los soportes en sus propias instalaciones. En muchos casos, Acteco ofrece los equipos necesarios para el almacenamiento in situ de los documentos generados.
La recogida será efectuada por personal propio y especializado de ACTECO, uniformizado e identificado, que realizará el transporte hasta el lugar donde va a llevarse a cabo la destrucción de documentos. Los envases debidamente cerrados serán transportados hasta las naves de destrucción de documentación confidencial de Acteco.
El transporte será realizado cumpliendo el artículo 114 sobre traslados de documentación de la LO 15/1999 y adoptando los siguientes condicionantes:
- Traslado en vehículos cerrados.
- Traslado en recipientes cerrados.
- Traslado directo, sin paradas ni interrupciones.
La protección de datos exige que, como recoge la normativa vigente, todo soporte que se elimine sea destruido de forma que su reconstrucción y la posterior utilización de la información que contienen sea imposible. La destrucción será inmediata, sin que existan almacenamientos intermedios de documentos sin destruir.
Método de destrucción documental
El método utilizado será la destrucción mediante corte en tiras o cruzado. El papel se hace tiras o partículas, cuyo tamaño se elegirá en función del nivel de protección requerido por la información contenida en los documentos a destruir. En este sentido, se utiliza la norma DIN 32757 como referencia para indicar los grados de seguridad y determinar el tamaño máximo de las tiras o partículas.
En ACTECO, contamos con las mayores garantías en la destrucción documental:
- Permitiendo que, siempre que lo estime conveniente, la propiedad de la documentación o soporte, presencie la destrucción de los documentos y compruebe las condiciones en que se realiza y los resultados.
- Certificando la destrucción de los documentos, dejando constancia del momento y de la forma de destrucción.
- Entregando el Certificado de Garantía de Destrucción de Datos, según nivel de exigencia del cliente:
- Certificado de ACTECO de la destrucción llevada a cabo.
- Fotos certificando por ACTECO la destrucción.
- Vídeo certificando por ACTECO la destrucción llevada a cabo.
- Acta Notarial certificando por ACTECO la destrucción.
Todo ello, pudiendo acompañarse de un inventario de la documentación destruida.
Los residuos derivados del proceso de destrucción se llevan a plantas de reciclado de papel donde convierten el papel en una pasta para su reutilización y la reducción del impacto ambiental evitando la tala de árboles.
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